Verktyg för förrevision
Vad som finns för byrån, vad som finns för bolaget själv, och vad man faktiskt kommer långt med i Excel.
Kort svar
Tre kategorier. Revisionsprogram för byråer (Wolters Kluwer, Hogia och motsvarande) styr revisorns eget arbetsflöde och dokumentation. Dataanalysverktyg som IDEA och CaseWare kör sökningar på hela verifikationsmassan. För bolaget själv finns kontroller inbyggda i bokföringsprogrammet, fristående avstämningslager ovanpå bokföringen, och en egen checklista i Excel som kommer längre än de flesta tror.
Först: förrevision är inte en etablerad term
Ordet används olika av olika leverantörer, och söker du på det får du svar om revision i allmänhet. Det som avses här är avgränsat: systematisk granskning av bokföringens innehåll innan den externa revisorn får den, utförd av bolaget eller dess redovisningskonsult. Det är inte internrevision, som är en organiserad funktion för att pröva interna kontroller och styrning. Det är inte heller interimsgranskning, som är revisorns egen granskning under löpande år.
Kategori 1: revisionsprogram och dataanalys
Wolters Kluwer, Hogia och liknande leverantörer säljer program som styr revisorns arbetsflöde: riskbedömning, granskningsprogram, dokumentation och revisionsberättelse. De är byggda för byrån, inte för bolaget, och det är sällan meningsfullt för ett ägarlett bolag att köpa dem. Dataanalysverktygen IDEA och CaseWare Analytics är av en annan sort: de läser hela verifikationsmassan och kör sökningar på den - dubbletter, luckor i verifikationsnummer, poster på ovanliga datum, belopp precis under en attestgräns. Kompetenskravet är högt och licenserna är byråprissatta.
Kategori 2: kontroller för bolaget självt
Bokföringsprogrammen har grundläggande kontroller inbyggda: att verifikationer balanserar, avstämning mot bankkontoutdrag, momsrapport mot bokförda momskonton. Ovanpå det ligger fristående avstämningslager som kopplas via integration eller SIE-fil och kör en bredare kontrollista automatiskt efter varje synkronisering. Qalkylera - som driver den här sidan - hör hemma i den kategorin och kör tio avstämningskontroller efter varje synk, med branschspecifika flaggor ovanpå, och varje siffra spårbar till verifikationsraden.
Kontrollistan ett verktyg bör täcka
Oavsett verktyg är det den här listan som avgör om något är värt pengarna. Balanserar varje verifikation. Går varje balanskonto att specificera post för post. Stämmer bank och skattekonto mot externa kontoutdrag månad för månad. Stämmer momskontona mot inlämnade deklarationer, per momssats. Stämmer kund- och leverantörsreskontra mot huvudboken. Är löner, källskatt och sociala avgifter avstämda mot arbetsgivardeklarationerna. Finns dubbletter, luckor i verifikationsserien, poster på helger eller sista dagen i perioden, belopp som avviker kraftigt mot samma konto tidigare månader. Kan periodiseringar och lagervärdering styrkas. Saknar ett verktyg halva listan gör det halva jobbet.
Vanliga frågor
- Behöver ett litet bolag ett verktyg alls?
- Inte nödvändigtvis. En egen checklista i Excel som går igenom punkterna ovan, en gång per kvartal, fångar merparten av det som annars blir en anmärkning. Ett verktyg tjänar in sig när volymen gör manuell genomgång orimlig, eller när kontrollerna ska köras efter varje synkronisering i stället för en gång i kvartalet.
- Ersätter förrevision revisorn?
- Nej. Revisionen är lagstadgad för bolag över gränsvärdena och kan bara utföras av en auktoriserad eller godkänd revisor. Förrevision minskar antalet fynd revisorn gör, vilket i praktiken betyder färre timmar och färre anmärkningar - inte att revisionen kan hoppas över.
- Kan redovisningskonsulten göra det i stället?
- Ja, och det är ofta det som sker. Konsulten som sköter den löpande bokföringen är den som enklast kan stämma av den. Ett verktyg gör skillnad genom att kontrollerna körs likadant varje gång och dokumenteras, i stället för att bero på vem som gjorde genomgången och hur mycket tid som fanns.
Se var ni ligger i er egen bransch
Qalkylera jämför era faktiska siffror mot rätt SNI-kod och storleksklass. Prova utan kort.